Updated Agenda Sep 9, 2015

Chia-Yi Toastmasters Club 4439                            

嘉義國際英語演講會

Time: 7:00 pm ~ 9:00 pm on 2nd and 4th Wednesday of every month

Venue: Conf. Room, 1F , Evergreen Garden, No. 1, Kongyi Rd., Chiayi City

               嘉義市公義路1號  長青園一樓會議室

               Website: http://cytc4439.blogspot.tw 

               Facebook: CHIA-YI TOASTMASTERS CLUB                 Sep 9, 2015    Meeting No. 334

Chia-Yi  Toastmasters  Club  4439                    Est 2001
Time	Length (min.)	Session	Conducted by
7:00-7:05	5’	Call the meeting to order 4,5,7,8,10 Introduce guests & Toastmasters	President: Amelie Chen (C9)
7:15-7:20	2’	Introduce assistants : Timer Ah Counter 1 Grammarian 2,4,5,7,8,10	Toastmaster: Jason Lai (C3) Even Chen (C2) Amelie Chen (C9) Dean Hsu (A12)
7:05-7:15	10’
7:15-7:25	10’	Variety Session	Amelie (C9)
7:25-7:35	6’-8’	Making a Good Decision	Speaker 1: Tommy Lee (A2) 4,5
7:35-7:45	5’-7’	Find Your Own Muse	Speaker 2: Vincent Chang (A16) 4,5
			Speaker 3:
7:45-8:55	10’	Intermission
7:55-8:05	10’	Table Topics 1//4,5,7	Even Chen (A2)
8:05~8:45	5’	General Introduction of Evaluation	General Evaluator: Martha Lo (A29 )
	2’-3’	Evaluation for Speaker 1 1,2,3,8	Evaluator1: Johnny Van (C3)
	2’-3’	Evaluation for Speaker 2 1,2,3,8	Evaluator2: Martha Lo (A29 )
		Evaluation for Speaker 3	Evaluator3:
	2’-3’	Timer’s & Ah Counter’s Reports 4//1	Even & Andy
	5’	Grammarian’s Report 2,4,5,7,8,10	Dean Hsu (A12)
	5’	General Evaluation 2,3,5,7,8,10	Martha (A29)
8:45-8:50	5’	Award Presentation	Toastmaster: Jason Lai (C3)
8:50-9:00	10	Award Presentation &Guests’ Comments Officers’ Report Meeting Adjournment	President: Amelie Chen (C9)

※ If you can’t fulfill your duty, please notify Toastmaster Jason Lai& GE Martha as early as possible.

Major Assigned Duties for Next Meeting:

Oct 14
Toastmaster	Ashley Hsu	President	Amelie Chen
Timer	Tommy Lee	Table Topics Master	Tommy Lee
Ah-counter	Even Chen	Variety session	Even Chen
Grammarian	Martha Lo	General Evaluator	Vincent Change
Speaker #1	Jason Lai	Evaluator#1	Andy Chiu
Speaker #2	Johnny Van	Evaluator#2	Vincent Chang
Speaker #3	Ross Tsai	Evaluator#3	Dean Hsu

8/28 第三次幹部會議記錄

Dear CYTC members,
      
首先感謝Secretary, Ashley整理的會議記錄，Angela因最近工作較繁忙，到今天才修改好傳給大家，敬請見諒．

8/28幹部會議（當天有會長,Angela, 財務長, Berry,袐書長, Ashley,及SAA,Tommy共４人與會）之後，在例會中的會務討論經出席會員（有11人,以2012-13這一年會員數21人計算，逹1/2會員數通過）決議如下:

1.下年度（2013十月～2014九月）CYTC之會費由3600元調升至4000元／一年年費。

原因己在會中由treasurer, Berry以專業的Excel試算表算給大家看，沒出席的會員若有相關問題，請洽Berry或Angela.在此，稍做說明：截至上一個term，剩餘之會費(五千八佰多元),若有18個會員，只收3600元/年，之後都"不補助"幹部參加訓練之車資，扣除必要開銷（上繳世界總會及場地費是主要開支，及其他會務需要的雜支如影印費等）後，將會年年虧損2千多元，如此，我們截至去年剩下的錢，未來2年內就會用完,
可見，會員數是決定我們收支是否平衡的關鍵，且會員數是我們分會目前還在努力的目標（某些會員因個人工作，求學，家庭因素無法繼續），所以，我們無法確保是否有20人．

經Berry詳細計算，發現：（car pool補助給開車的人）和（補助給個人自強號單趟）兩者比較，car pool反而花費較多，一年２次，貴了一千多元（以所有幹部７人都參加，３元／km,
過路費４０元／站，　台南一次，來回４站，　高雄一次，來回６站，２輛車計算）所以，若收4000元，則不但可補助幹部參加訓練之1/2車資，且除了之前剩餘的會費外，每年尚有盈餘二千多元。

因今年度會員數為21人，而8/28 regular meeting與會人員為11人，已過會員半數，決議通過於今年度10月開始調漲會費為4000元。若有來賓期間加入成為會員，則每月另收３５０元（等Treasurer,Berry做出試算表後，可供大家參閱）

2.Outing時間改期。

原訂於9/7或9/8舉行，但因可參加人數僅有4-5人，且接下來分會在10/9有會內賽，會內賽的contest chair, 是我們的VPE, John,他也將準備後續工作及協助比賽進行人員分配，這將是９月份分會的重點工作，故決議改期為11月初舉行，確切日期將由VPPR Jessica 再次協助統計。

CYTC President
Angela Liu

7/24第二次幹部會議記錄

Dear members, 

昨天因時間關係，我們直接於例會尾聲進行幹部會議要宣布及討論事項，請所有會員務必撥空仔細看過一遍，至於協助會務的相關事項，麻煩幹部囉~很多時候，會員因事不克參加例會，我們只能以mail知會，希望重要會務執行及重要決議，能確實傳達給各位會員，這樣大家清楚分會的狀況，就更能有向心力及目標。

一、宣布及會務重要事項:
1. 以後的每月一次的幹部會議時間: 第二次例會前6:30-6:50(請參閱7/23我mail給所有會員的信，Martha當時幫我們租借長青園時，為了方便會員會場使用時間及不影響負責關門的員工下班時間，她幫我們爭取可從6:00-9:00)。
2. Vice President Membership (會籍副會長), Catherine, 請針對該次沒來參加例會的會員(除了大家都已知道原因的)，以mail 或電話先行了解原因並提醒積極參加例會。
3. 之後，每次的幹部會議前，請Secretary (祕書長), Ashley, mail 提醒所有幹部開會時間並知會所有會員(會員可列席)，並在會議後2天內，整理會議記錄mail給所有會員(中、英文皆可)。
4. 參加Division或District活動的車資的補助原則: 擔任裁判、重要工作人員(如大會主席、主持人--等大會有頒感謝狀的，timer或score counter等若沒有感謝狀的就沒有補助了，因為那些畢竟是不需花時間準備 )、代表分會參賽等會員、及參加一年2次的幹部訓練(不只幹部、會員也可參加，在活動之前，我們都有mail 知會所
有會員)。請 Treasurer, Berry, 之後若有活動，活動前我們會預告有誰要去，請在活動後根據會員實際參與狀況，給予自強號來回車資的補助，並mail該次補助明細，給所有會員，(分會經費的餘額若可能不足支應相關補助時，請Treasurer立即知會會長Angela，便於在幹部會議時提出，討論經費使用對策)。
5. 根據7/3第一次幹部會議的決議，所有幹部在7/31前，寫一封信給會員，針對個別職務說明，對於不清楚的事項，會員也可回信給該幹部詢問或鼓勵打氣也好，增加會員及幹部的互動。

二、討論提議事項:
1. CYTC年費的繳交方式，以往都是一年收一次(該年10月1日~隔年9月30日算一年年費)，再分兩次上繳世界總會(9月底前及3月底前)，若有臨時退出的會員，以半年計算退費(也就是若會員下半年---4月1日以後不來了，就退費，但若不來的時間少於半年就不退了)。提議:為了增加來賓成為會員的意願(一次繳交一年年費可能會因為個人因素而卻步---如工作有異動)，是否將繳會方式調整成比照上繳世界總會的方式，一年2次?
討論無結論，因昨日例會參與人數只有9人，任何重要決議都要經過1/2會員數通過，我們正式會員數有21人，所以，至少要有11票通過該提案。

討論意見如下:
1. 分2次繳交有好有壞 (下次例會幹部報告時，再做說明)
2. 會後Treasurer, Berry提出我們每年的場地租用費，分2次繳交給長青園(7月及1月)，若CYTC年費分2次收，來不及也不夠支付場費，因為分2次的話，我們會在8月~9月及2月~3月才向會員收，才來得及上繳世界總會，但長青園1月就要繳下半年的費用了。以下是年度內這兩大項要繳出去的費用明細:
若有20個會員，每人繳半年會費1800元，收入:1,800*20=36,000元
長青園租用費用: 900/每次, 半年共12次，支出:900*12=10,800元
世界總會: US$6 /month, per member, 以目前美金對台幣匯率1:29...., 我們以30元算, 支出:6*30*6(個月)*20(人)=21,600元
收入36000-支出(10800+21600=32400)=餘額3600
由以上可看出繳完兩項之後的餘額，只剩3600元，但我們仍需支付其他費用(如平常例會的影印費, 上述補助會員的交通費等等)，按照上年度的支付狀況，可能不夠。

所以針對上述2點，在與Treasurer討論後，擬提出下列方式:
1. 通過提案，但需針對上述2點，再提解決辦法
2. 否決該提案，維持原來做法
3. 採彈性做法: 常態會員(一次收一年的年費3600元)，可能在年度下半年會異動的會員(可先收半年1800，若下半年還在CYTC, 請Treasurer記得向該會員收取下半年的年費)，新會員(詢問其個人意願繳交一年或半年，一樣請Treasurer記得向該會員收取下半年的年費)

PS. 下次例會我們會對此案做出決議，請會員務必到會參與表決。

以上

Sincerely Yours, 
Angela Liu 劉燕玉
0910-340-846
President of Chia-Yi Toastmasters Club (4439),
Area 3, Division K, District 67, Region 13, Toastmasters International